Khủng hoảng là vấn đề không thể tránh khỏi trong mọi hoạt động kinh doanh. Mỗi tổ chức đều sẽ phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng nghiêm trọng một hoặc hai lần trong năm và có thể là hàng loạt các trở ngại nhỏ khác nữa. Đây là lý do tại sao có một chiến lược quản lý khủng hoảng là rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Bài viết sau đây sẽ giải thích quản lý khủng hoảng là gì và các bước lập chiến lược quản lý khủng hoảng mà bạn có thể tham khảo.
Quản lý khủng hoảng là gì?
Quản lý khủng hoảng là việc một tổ chức áp dụng các chiến lược cụ thể để đối phó với một sự kiện bất ngờ và tiêu cực nghiêm trọng không lường trước được. Sự kiện không lường trước này đã tạo ra rủi ro cho một tổ chức có thể từ cấp độ nội bộ đến cấp ngành hoặc thậm chí cấp xã hội.
Đây là khuôn khổ chung của các quyết định và lựa chọn mà một tổ chức đưa ra để ứng phó với khủng hoảng (hoặc nhận thức về khủng hoảng). Mục tiêu của chiến lược là định vị tổ chức của bạn để chống chọi với khủng hoảng.
Quản lý khủng hoảng là gì?
Tầm quan trọng của các chiến lược quản lý khủng hoảng
Nếu không có chiến lược quản lý khủng hoảng, doanh nghiệp có nhiều khả năng mắc sai lầm dẫn đến tổn thất tài chính hoặc thiệt hại lâu dài cho danh tiếng và các mối quan hệ quan trọng. Hơn nữa, trong trường hợp không có chiến lược khủng hoảng, chiến lược phát triển của tổ chức cũng có thể sẽ gặp rủi ro.
Hành động chiến lược đòi hỏi kỷ luật và phân tích khách quan. Ví dụ: bạn không thể lập kế hoạch cho mọi trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra — làm như vậy sẽ rất tốn kém. Thay vào đó, hãy chọn và chỉ chuẩn bị cho những tình huống có khả năng xảy ra nhất.
Quản lý khủng hoảng chiến lược đòi hỏi bạn phân tích cả các mối đe dọa và lỗ hổng bên trong và bên ngoài, xác định chiến lược, thực hiện chiến lược này và cập nhật chiến lược khi các điều kiện phát triển. Duy trì giao tiếp cởi mở và nuôi dưỡng các mối quan hệ quan trọng là những khía cạnh chính của chiến lược quản lý khủng hoảng.
Tầm quan trọng của quản lý khủng hoảng
Cách xây dựng chiến lược khủng hoảng
Đội ngũ quản lý cấp cao của bạn nên chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược khủng hoảng và bước đầu tiên là xem xét sứ mệnh của tổ chức bạn và đánh giá những điểm yếu của công ty. Sau đây là sáu bước để tạo ra một chiến lược quản lý khủng hoảng và giải quyết một cuộc khủng hoảng thực sự:
Bước 1. Kiểm tra Giá trị Cốt lõi và Thu thập Thông tin
Ở bước này, bạn hãy xem lại sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức, đồng thời đảm bảo những giá trị đó định hướng cho chiến lược của bạn. Khi một tổ chức đang xác định chiến lược quản lý khủng hoảng của mình, tổ chức đó không nên thay đổi sứ mệnh ban đầu, cũng như tầm nhìn hay giá trị của mình.
Bạn cũng nên thực hiện đánh giá về các lỗ hổng trong tổ chức của mình. Bạn có thể sử dụng ma trận lỗ hổng khủng hoảng để xếp hạng các cuộc khủng hoảng tiềm ẩn theo xác suất xảy ra và mức độ nghiêm trọng của tác động. Kết quả sẽ xếp hạng các loại khủng hoảng, cung cấp cho nhóm của bạn các ưu tiên cho nỗ lực lập kế hoạch.
Bước 2. Đặt mục tiêu
Mặc dù bạn không thể dự đoán các loại khủng hoảng mà mình có thể gặp phải, nhưng điều quan trọng là bạn phải lưu ý đến các mục tiêu quan trọng nhất, chẳng hạn như duy trì sự an toàn và sức khỏe của nhân viên, giảm thiểu sự chậm trễ trong đơn đặt hàng của khách hàng hoặc duy trì dòng tiền của bạn. Tập trung vào một vài mục tiêu và tránh đặt các mục tiêu không thực tế.
Ngoài ra, hãy quyết định những ưu tiên kinh doanh thông thường nào mà bạn có thể tạm gác lại trong thời kỳ khủng hoảng. Bạn có thể chấp nhận việc tăng thời gian giữ chân khách hàng trung bình hoặc nới lỏng các chính sách làm thêm giờ của mình không? Xác định các lĩnh vực mà bạn có thể chuyển hướng nguồn nhân lực và tiền bạc để hỗ trợ ứng phó với khủng hoảng.
Bước 3. Thành lập một nhóm
Luôn ghi nhớ các mục tiêu tổng thể của bạn, chỉ định một nhóm quản lý khủng hoảng để lập kế hoạch chiến thuật. Nhóm này sẽ viết kế hoạch quản lý khủng hoảng của bạn và thực hiện nó khi khủng hoảng xảy ra.
Cung cấp cho nhóm này các nguồn lực và hỗ trợ từ cấp trên. Những người lập kế hoạch kinh doanh liên tục nên làm việc với nhóm quản lý khủng hoảng của bạn cũng như lập kế hoạch chi tiết của riêng họ.
Bước 4. Thực hiện các hành động chiến lược
Trước đây, bạn đã xác định được những lỗ hổng hoặc điểm yếu trong doanh nghiệp của mình mà bạn cần giải quyết để hỗ trợ chiến lược quản lý khủng hoảng của mình. Bây giờ, hãy làm công việc cần thiết để giải quyết những điểm yếu như vậy. Ví dụ: tăng dự trữ tiền mặt khẩn cấp của bạn, tạo môi trường giao tiếp cởi mở, xây dựng một nhà máy mới có khả năng chống động đất hoặc thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp dự phòng.
Điều đặc biệt quan trọng là phải đảm bảo rằng tình hình tài chính, mối quan hệ với các bên liên quan và danh tiếng của tổ chức của bạn ở tình trạng tốt — trước khi khủng hoảng xảy ra.
Bước 5. Đảm bảo chọn đúng người xử lý các ưu tiên nhạy cảm trong khủng hoảng
Giám đốc điều hành và lãnh đạo cấp cao của các doanh nghiệp và tổ chức lớn thường không tham gia vào việc điều hành hoạt động ứng phó với khủng hoảng. Thay vào đó, các ưu tiên chiến lược nhạy cảm sau đây thường là trách nhiệm của nhóm quản lý điều hành:
- Đảm bảo rằng tổ chức đang hành động có đạo đức
- Theo dõi và phân tích sự phát triển cho các hàm ý cấp cao.
- Hạn chế thiệt hại tài chính và phát sinh nhu cầu tiền mặt bất thường.
- Dọn dẹp mọi trở ngại cấp cao mà nhóm xử lý khủng hoảng gặp phải, chẳng hạn như cần thêm nguồn lực.
- Bảo vệ danh tiếng của tổ chức.
- Đánh giá các phương án dự phòng.
- Cung cấp khả năng lãnh đạo khi bạn thiết lập một quá trình hành động.
- Giao tiếp với các bên liên quan chính (bao gồm cả giới truyền thông, nếu thích hợp).
Bước 6. Công nhận nhân viên của bạn và đánh giá chiến lược sau khủng hoảng
Cảm ơn và công nhận nhân viên của bạn vì những nỗ lực phi thường của họ trong khủng hoảng. Đội ngũ quản lý cấp cao của doanh nghiệp cũng nên thực hiện đánh giá chiến lược và xem xét các câu hỏi sau:
- Kế hoạch quản lý khủng hoảng và nhóm quản lý khủng hoảng đã hoạt động tốt như thế nào?
- Tổ chức có ứng phó hiệu quả với khủng hoảng không?
- Điều gì đã được thực hiện tốt và điều gì cần cải thiện?
- Thông tin liên lạc của chúng ta có rõ ràng và nhất quán không?
- Danh tiếng của tổ chức có bị ảnh hưởng?
Để tổ chức của bạn linh hoạt hơn khi khủng hoảng xảy ra, hãy sửa đổi chiến lược của bạn dựa trên câu trả lời của bạn cho những câu hỏi trên. Những bài học hậu khủng hoảng này cũng có thể đòi hỏi những thay đổi trong đào tạo nhân viên, chính sách nhân sự, hoạt động, tuân thủ và các lĩnh vực khác trong tổ chức của bạn.
Đánh giá chiến lược quản lý khủng hoảng
Kết luận
Bài viết trên đã trả lời cho câu hỏi “quản lý khủng hoảng là gì”? và các bước cho một chiến lược quản lý khủng hoảng hiệu quả mà bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Có kế hoạch từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng vượt qua mọi cuộc khủng hoảng.
>>Đọc thêm: Cách hạn chế xảy ra khủng hoảng truyền thông
