Nghiệp vụ hành chính văn phòng và những bí mật cần được giải đáp

Chẳc hẳn trong 4 năm ngồi trên ghế giảng đường đại học không nhiều thì ít sinh viên vẫn nghĩ rằng “Nếu sau này không tìm được một ngành nghề chuyên môn, thì có thể ứng tuyển vào các vị trí nhân viên văn phòng, cần gì phải có chuyên môn hay học nghiệp vụ hành chính văn phòng?” Tuy nhiên thực tế cho thấy rằng nếu không có chuyên môn và không được đào tạo bài bản thì bạn khó lòng có thể xin việc được đấy! Vậy nghiệp vụ hành chính văn phòng là gì và có quan trọng không? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Hiểu đúng về công việc hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là một bộ phận mà hầu như không thể thiếu trong bộ máy nhân sự của bất kì công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, hơn thế nữa còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Do sự đòi hỏi về yêu cầu của các ngành này là khác nhau nên ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc hỗ trợ vào tạo nên một bộ máy vận hành doanh nghiệp hoàn chỉnh

Công việc gì thì phù hợp sau khi học nghiệp vụ hành chính văn phòng?

Tùy vào yêu cầu cũng như mong muốn của mỗi công ty nên có thể nói công việc hành chính văn phòng rất đa dạng và thường người đảm nhận vị trí nhân viên văn hành chính sẽ bao gồm các nhóm ngành sau đây:

– Lễ tân văn phòng: công việc này đòi hỏi bạn phải giải quyết các vấn đề liên quan đến tiếp đón khách hàng, xử lý thông tin khách hàng cũng như hướng dẫn khách hàng đến các bộ phận phòng ban để giải quyết các công việc liên quan

– Thư ký: đây là công việc của một người hỗ trợ doanh nghiệp đầy trách nhiệm đấy! Vì sao lại nói như vậy? Bởi lẽ thư ký là người sắp xếp các lịch hẹn, lịch họp, sắp xếp công việc cho cấp trên hay thậm chí là người đảm nhận luôn công việc trang trí, chuẩn bị cho các cuộc họp mặt, phỏng vấn hay liên quan của công ty.

– Soạn thảo văn bản: công việc này đòi hỏi bạn phải soạn thảo các thư từ kinh doanh, hợp đồng hay thậm chí là dịch các văn bản của công ty từ Tiếng Anh sang Tiếng Việt hay ngược lại.

– Quản lý cơ sở hạ tầng, thiết bị: Công việc này có vẻ rất thú vị đối với những bạn thích kiểm kê tài sài của công ty và nếu có chỗ nào thiếu hụt hay hư hỏng sẽ là người lên kế hoạch bổ sung cũng như mua mới các thiết bị đấy!

– Nhân viên nhân sự: là người đảm nhận vị trí quản lý, chấm công, cùng các công việc hỗ trợ liên quan đến vấn đề về con người, nhân viên của công ty.

Ngoài 5 nhóm ngành kể trên thuộc bộ phận hành chính văn phòng thì có rất nhiều công việc khác liên quan như : Duy trì môi trường làm việc, hỗ trợ vấn đề tư vấn pháp lý,…Chung quy tất các những nhóm ngành kể trên thì nhân viên hành chính văn phòng có thể được xem là bộ mặt của công ty mà nhiều người vẫn hay gọi đùa là “Bảo mẫu” đấy

Có dễ xin việc với nghề hành chính văn phòng

Mặc dù hành chính nhân sự không phải là nhóm ngành có nhu cầu cao về việc “Săn lùng” nhân sự tuy nhiên hầu như công ty nào cũng cần ít nhất 1 đến 2 nhân viên hành chính văn phòng để hỗ trợ, giúp sức cho các bộ phận khác và giúp công ty phát triển đấy! Chính lý do kể trên bạn cũng có thể thấy được rằng khả năng tìm việc làm ở nhóm ngành này cũng không hề thấp và nếu bạn có quyết tâm và đam mê thì chẳng có một nhà tuyển dụng nào có thể từ chối bạn được!

Nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi những tố chất gì?

Có thể nói do tính chất công việc này chia làm nhiều nhóm ngành khác nhau nên có thể dùng ta “Đa dị năng” cho nhân viên hành chính nhân sự. Chứng minh điều này có thể thấy rằng cần có một kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý con người đối với nhóm ngành hành chính-nhân sự và lễ tân văn phòng hay thư ký. Còn đối với nhóm ngành quản lý cơ sở hạ tầng hay soạn thảo văn bản bạn cần là một người tỉ mỉ trong việc đánh máy, việc kiểm tra tài sản của công ty. Và hơn hết người làm hành chính văn phòng cần có một tố chất khéo léo xử lý mọi tình huống mà hiện tại nó không đi đúng quỹ đạo ban đầu của công ty.

Đấy! Qua bài viết trên các bạn cũng phần nào hình dung được bản chất thật sự của công việc hành chính văn phòng là gì rồi. Tuy nhiên để có một mức lương ổn định như ngành nghề khác bạn cần trải qua những khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng kỹ chuyên môn về ngành nghề này.

Hiểu được nhu cầu và những khó khăn của những nhân viên hành chính văn phòng khi mới chập chững bước vào nghề các bạn cần hiểu hơn về lộ trình, tác nghiệp, thủ tục hành chính cũng như những kiến thức mà VietnamWorks Learning chia sẻ tại đây nhé!