Các kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng cần biết

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào. Để gắn bó với công việc này, bạn cần có được các kỹ năng hành chính văn phòng mà bất kỳ nhân viên hành chính văn phòng nào cũng cần phải có.

Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. 

Ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Nhân viên hành chính văn phòng làm gì?

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

• Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
• Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
• Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
• Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
• Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
• Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
• Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng chuyên môn

• Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao.
• Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
• Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
• Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Kỹ năng quản lý

• Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý.
• Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng.
• Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết.
• Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
• Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
• Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
• Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Kỹ năng giao tiếp 

• Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hòa với mọi người và biết tự kiềm chế mình.
• Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống.
• Có khả năng nhớ chính xác, các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, địa dư, số liệu.
• Cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh.
• Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc.
• Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục.

Kỹ năng vi tính, tin học

Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là phải giỏi về các kỹ năng như những chuyên gia. Nhưng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời…

Khả năng nhạy bén trong công việc

Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin. Vậy người đảm nhận công việc này phải là những người khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Phải nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và giải quyết vẫn đề đó sao cho hợp lý nhất

Bên cạnh các kỹ năng hành chính văn phòng khác, nhân viên cũng cần có thêm tính độc lập, kiên định và chính kiến.