Image

05/07/2019

Giáo Dục

Các kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng cần biết

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào. Để gắn bó với công việc này, bạn cần có được các kỹ năng hành chính văn phòng mà bất kỳ nhân viên hành chính văn phòng nào cũng cần phải có.

Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. 

Ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Nhân viên hành chính văn phòng

Nhân viên hành chính văn phòng làm gì?

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

  • Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
  • Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
  • Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
  • Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
  • Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
  • Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
  • Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Công việc đòi hỏi kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng chuyên môn

  • Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao.
  • Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
  • Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
  • Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Kỹ năng quản lý

  • Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý.
  • Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng.
  • Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết.
  • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
  • Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
  • Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
  • Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Các kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng giao tiếp 

  • Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hòa với mọi người và biết tự kiềm chế mình.
  • Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống.
  • Có khả năng nhớ chính xác, các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, địa dư, số liệu.
  • Cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh.
  • Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc.
  • Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục.

Kỹ năng vi tính, tin học

Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là phải giỏi về các kỹ năng như những chuyên gia. Nhưng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời…

Khả năng nhạy bén trong công việc

Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin. Vậy người đảm nhận công việc này phải là những người khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Phải nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và giải quyết vẫn đề đó sao cho hợp lý nhất

Bên cạnh các kỹ năng hành chính văn phòng khác, nhân viên cũng cần có thêm tính độc lập, kiên định và chính kiến.

Bài viết liên quan

Tại sao học phí trường quốc tế VAS lại là sự lựa chọn thông minh cho phụ huynh?

Việc chọn trường cho con em mình là một trong những quyết định quan trọng và đầy trăn trở của các bậc phụ huynh. Bên cạnh đó ba mẹ còn quan tâm đến học phí Trường Quốc tế VAS với tiêu chí giáo dục tiên tiến, hiện đại cùng mức học phí hợp lý. Bài viết này sẽ mang đến cho bạn cái nhìn sâu sắc về học phí của trường VAS, từ đó bạn có thể cân nhắc sự đầu tư cho tương lai con em.

Cách dạy trẻ kỹ năng đọc sách hiệu quả giúp bé yêu thích việc đọc

Trong thời đại công nghệ số, việc rèn luyện thói quen đọc sách cho trẻ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đọc sách giúp trẻ tiếp thu kiến thức, phát triển tư duy, khả năng ngôn ngữ và trí tưởng tượng. Tuy nhiên, không phải trẻ nào cũng có thói quen và kỹ năng đọc sách tốt. Vì vậy, cha mẹ và giáo viên cần hướng dẫn trẻ cách đọc hiệu quả ngay từ khi còn nhỏ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về lợi ích của việc đọc sách và những cách dạy trẻ kỹ năng đọc sách hiệu quả.

Trường tiểu học song ngữ là gì? Vì sao ngày càng được nhiều phụ huynh lựa chọn?

Giáo dục song ngữ ngày càng trở thành xu hướng phổ biến khi cha mẹ mong muốn con mình có một nền tảng vững chắc về ngoại ngữ ngay từ bậc tiểu học. Trường tiểu học song ngữ giúp trẻ thành thạo tiếng Anh từ sớm, trang bị cho các em kỹ năng tư duy linh hoạt, khả năng giao tiếp quốc tế và sự tự tin trong môi trường đa văn hóa. Vậy trường song ngữ là gì, có những lợi ích nào và đâu là những ngôi trường đáng tin cậy tại Việt Nam? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Bé học mẫu giáo: Những điều phụ huynh nên lưu ý trong năm đầu tiên đi học

Khi bé học mẫu giáo trong năm đầu tiên, đây là thời điểm vô cùng quan trọng để trẻ bắt đầu làm quen với môi trường học tập và những thói quen mới. Hành trình này không chỉ là sự khởi đầu của con đường học vấn mà còn là cơ hội giúp trẻ phát triển toàn diện về mặt thể chất, tình cảm và xã hội. Tuy nhiên, nhiều bậc phụ huynh có thể cảm thấy bối rối và lo lắng về những thay đổi này. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ giúp các bậc phụ huynh hiểu rõ hơn về những điều cần lưu ý khi trẻ học mẫu giáo trong năm đầu tiên.

Làm sao để biết chương trình học hệ cambridge có phù hợp với bé hay không?  

Chương trình học hệ cambridge ngày càng được nhiều phụ huynh lựa chọn bởi tính linh hoạt và chuẩn quốc tế mà nó mang lại. Tuy nhiên, không phải trẻ nào cũng phù hợp với phương pháp học này. Vậy làm thế nào để phụ huynh xác định liệu chương trình này có thực sự phù hợp với con mình?  

Cập nhật học phí top 5 trường mầm non tốt nhất tại TPHCM mới nhất

Lựa chọn trường mầm non phù hợp là quyết định quan trọng của phụ huynh. Bên cạnh chất lượng giảng dạy và cơ sở vật chất, học phí các trường mầm non tại TPHCM cũng là yếu tố cần cân nhắc. Việc tham khảo mức học phí và các trường uy tín giúp ba mẹ đưa ra quyết định phù hợp với ngân sách và nhu cầu của bé. Dưới đây là danh sách 5 trường mầm non uy tín tại TPHCM cùng thông tin học phí để ba mẹ tham khảo.

VAS trường mầm non quận 10 có gì đặc biệt thu hút phụ huynh

Việc chọn trường mầm non cho con luôn là quyết định quan trọng đối với các bậc phụ huynh, đặc biệt khi mong muốn một môi trường giáo dục chất lượng, an toàn. Với chương trình giảng dạy tiên tiến, cơ sở vật chất hiện đại và phương pháp giáo dục toàn diện, VAS là một trong những trường mầm non quận 10 được nhiều phụ huynh tin tưởng. Hơn nữa, vị trí thuận lợi gần trung tâm giúp việc đưa đón bé trở nên dễ dàng hơn. Vậy điều gì khiến VAS trở thành lựa chọn lý tưởng? Cùng khám phá ngay!

6 sai lầm phổ biến khi giáo dục kỹ năng sống cho học sinh tiểu học

Khi bàn về giáo dục kỹ năng sống cho học sinh tiểu học, điều quan trọng là phải hiểu rõ sự phát triển tâm lý và nhận thức của trẻ trong độ tuổi này. Việc áp dụng phương pháp giáo dục phù hợp sẽ giúp trẻ tiếp thu hiệu quả hơn. Dưới đây là những sai lầm thường gặp khi dạy kỹ năng sống cho học sinh tiểu học, đặc biệt nhấn mạnh những yếu tố cần thiết để phù hợp với lứa tuổi này.

Dạy kỹ năng sống cho trẻ 2 tuổi: Tại sao giai đoạn này quan trọng?

Giai đoạn trẻ 2 tuổi là một thời kỳ quan trọng trong quá trình phát triển của trẻ, khi các kỹ năng sống bắt đầu được hình thành và phát triển. Dạy kỹ năng sống cho trẻ 2 tuổi không chỉ giúp trẻ tự lập mà còn là nền tảng vững chắc cho sự trưởng thành trong tương lai. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu lý do tại sao giai đoạn này lại quan trọng và những kỹ năng sống cơ bản mà phụ huynh có thể dạy cho trẻ từ khi còn nhỏ.

Cách dạy kỹ năng sống cho trẻ 2 tuổi nhút nhát để con tự tin hơn

Dạy kỹ năng sống cho trẻ 2 tuổi, đặc biệt là những trẻ nhút nhát, đòi hỏi ba mẹ phải kiên nhẫn và nhẹ nhàng. Trẻ ở độ tuổi này đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ về cảm xúc, ngôn ngữ và khả năng xã hội. Vì vậy, việc xây dựng một môi trường an toàn, khuyến khích sự tự tin và hỗ trợ trẻ khám phá là rất quan trọng. Dưới đây là một số cách giúp dạy kỹ năng sống cho trẻ nhút nhát: