Image

05/07/2019

Giáo Dục

Các kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng cần biết

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào. Để gắn bó với công việc này, bạn cần có được các kỹ năng hành chính văn phòng mà bất kỳ nhân viên hành chính văn phòng nào cũng cần phải có.

Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. 

Ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Nhân viên hành chính văn phòng

Nhân viên hành chính văn phòng làm gì?

Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

  • Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
  • Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
  • Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
  • Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
  • Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
  • Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
  • Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Công việc đòi hỏi kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng chuyên môn

  • Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao.
  • Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
  • Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
  • Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Kỹ năng quản lý

  • Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý.
  • Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng.
  • Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết.
  • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
  • Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
  • Kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
  • Kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Các kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng giao tiếp 

  • Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hòa với mọi người và biết tự kiềm chế mình.
  • Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống.
  • Có khả năng nhớ chính xác, các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, địa dư, số liệu.
  • Cần có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh.
  • Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc.
  • Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục.

Kỹ năng vi tính, tin học

Việc thành thạo ở đây không nhất thiết là phải giỏi về các kỹ năng như những chuyên gia. Nhưng phải biết được các chương trình căn bản như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng, thu chi, thư mời…

Khả năng nhạy bén trong công việc

Thư ký văn phòng là cánh tay phải của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin. Vậy người đảm nhận công việc này phải là những người khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan. Phải nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và giải quyết vẫn đề đó sao cho hợp lý nhất

Bên cạnh các kỹ năng hành chính văn phòng khác, nhân viên cũng cần có thêm tính độc lập, kiên định và chính kiến.

Bài viết liên quan

Cách dạy kỹ năng sống cho trẻ 2 tuổi nhút nhát để con tự tin hơn

Dạy kỹ năng sống cho trẻ 2 tuổi, đặc biệt là những trẻ nhút nhát, đòi hỏi ba mẹ phải kiên nhẫn và nhẹ nhàng. Trẻ ở độ tuổi này đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ về cảm xúc, ngôn ngữ và khả năng xã hội. Vì vậy, việc xây dựng một môi trường an toàn, khuyến khích sự tự tin và hỗ trợ trẻ khám phá là rất quan trọng. Dưới đây là một số cách giúp dạy kỹ năng sống cho trẻ nhút nhát:

Tiêu chí quan trọng phụ huynh cần biết khi chọn trường mầm non cho con

Việc chọn trường mầm non cho con là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển toàn diện của trẻ trong những năm đầu đời. Một môi trường giáo dục tốt đảm bảo an toàn, giúp trẻ hình thành thói quen học tập, giao tiếp xã hội và phát triển kỹ năng sống. Tuy nhiên, giữa vô số lựa chọn, bố mẹ có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm một ngôi trường phù hợp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách chọn trường cho con, giúp bố mẹ đưa ra quyết định sáng suốt.

Khám phá Top 3 trường mầm non song ngữ nổi bật Quận 2

Các trường mầm non song ngữ Quận 2 giúp trẻ phát triển trí tuệ, cảm xúc, kỹ năng giao tiếp và sáng tạo, chuẩn bị nền tảng vững chắc cho tương lai.

Làm sao để dạy kỹ năng sống cho trẻ 3 tuổi tự tin khám phá thế giới?

Dạy kỹ năng sống cho trẻ 3 tuổi giúp trẻ tự chăm sóc, giao tiếp hiệu quả và phát triển độc lập, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển toàn diện.

Lý do nên lựa chọn chương trình học hệ cambridge cho con em

Chương trình học Cambridge giúp trẻ phát triển toàn diện, rèn luyện tư duy phản biện, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm, phát huy tối đa tiềm năng.

Các mẹo để dạy kỹ năng sống cho trẻ 4 tuổi vệ sinh cá nhân

Dạy kỹ năng vệ sinh cá nhân cho trẻ 4 tuổi giúp hình thành thói quen lành mạnh, tự lập và trách nhiệm. Bài viết chia sẻ mẹo giúp ba mẹ truyền đạt dễ dàng.

Lợi ích dài hạn khi cho con học tại trường mầm non tốt nhất TPHCM

Lựa chọn trường mầm non tốt nhất TPHCM giúp đảm bảo chất lượng giáo dục hiện tại và đầu tư cho tương lai, phát triển toàn diện về trí tuệ, kỹ năng và nhân cách.

Tầm nhìn và chiến lược phát triển của các trường mầm non song ngữ quận 2

Trong bối cảnh giáo dục hiện đại ngày càng chú trọng đến yếu tố hội nhập và phát triển toàn diện, các trường mầm non song ngữ quận 2 không ngừng xây dựng tầm nhìn chiến lược để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của phụ huynh và xã hội. Với vị trí là khu vực phát triển sôi động tại TP.HCM, quận 2 sở hữu nhiều lợi thế để trở thành trung tâm giáo dục hàng đầu dành cho trẻ mầm non.

Dạy kỹ năng sống cho trẻ 4 tuổi: cách xử lý khi lạc bố mẹ ở nơi công cộng

Dạy kỹ năng sống cho trẻ 4 tuổi giúp bé bình tĩnh khi lạc bố mẹ ở nơi đông người. Bố mẹ cần hướng dẫn con cách xử lý tình huống và tìm sự giúp đỡ hiệu quả.

Thực đơn mầm non quốc tế: Bữa ăn hoàn hảo cho sự phát triển toàn diện của bé

Thực đơn mầm non quốc tế cung cấp dưỡng chất đầy đủ, đa dạng giúp trẻ phát triển trí tuệ, thể chất và khám phá hương vị từ các nền văn hóa khác nhau.