Cách quản trị truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp

Truyền thông doanh nghiệp là các phương pháp mà một tổ chức sử dụng để giao tiếp với các đối tượng (nhân viên, khách hàng, giới truyền thông, đối tác, v.v.). Một doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng truyền thông riêng cho mình bởi nó mang tới nhiều lợi ích. Bạn đã biết cách quản trị truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp của mình chưa?

1. Xác định mục tiêu của bạn

Như với bất kỳ kế hoạch kinh doanh nào, điều rất quan trọng là xác định các mục tiêu cần thiết để giúp doanh nghiệp tạo ra một chiến dịch tiếp thị dài hạn.

Việc xác định đối tượng mục tiêu là rất quan trọng vì yếu tố này ảnh hưởng đến doanh thu và hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo mà doanh nghiệp bạn thực hiện.

Điều rất quan trọng là xác định các mục tiêu

Tùy theo tệp khách hàng mà doanh nghiệp có các loại sản phẩm/dịch vụ và các chiến dịch quảng cáo khác nhau. Do đó, các tổ chức cần phân biệt rõ ràng giữa tệp khách hàng tiềm năng và tệp khách hàng hiện tại của mình để có cách tiếp cận hiệu quả.

2. Quyết định người chịu trách nhiệm

Mỗi quy trình đều yêu cầu người chịu trách nhiệm giám sát và quản lý cụ thể. Thông thường, các nhà quản lý nên tập trung phát triển các kỹ năng sau để có thể quản lý tốt quy trình:

• Kỹ năng viết: Mục tiêu chính của truyền thông là tương tác với mọi người thông qua các kênh cụ thể. Do đó, nó là thứ bắt buộc phải có đối với các chuyên gia truyền thông.

Công nghệ không ngừng phát triển và các hoạt động truyền thông kết thúc không chỉ bằng quảng cáo và báo chí mà còn bằng e-mail, blog và các bài đăng trên SNS. 

Do đó, chữ viết là một trong những yếu tố phải được sử dụng hàng ngày. Sử dụng nếu bạn làm việc trong ngành truyền thông.

Mỗi quy trình đều yêu cầu người chịu trách nhiệm giám sát và quản lý cụ thể

• Khả năng nghiên cứu: Khả năng nghiên cứu là một trong những yếu tố cần thiết để nhà quản lý có thể tìm kiếm thông tin và phân tích dữ liệu. Việc đánh giá xem một chiến dịch có hiệu quả hay không thường bao gồm việc thực hiện phân tích dữ liệu, xác định xu hướng thị trường và đánh giá rủi ro tiềm ẩn. 

Nếu bạn là một chuyên gia truyền thông bên ngoài, bạn cần thường xuyên đưa tin về những thứ như báo chí và nội dung truyền thông xã hội. 

Do đó, kỹ năng này càng trở nên quan trọng hơn khi bạn cần tìm đối tác phù hợp cho doanh nghiệp của mình để thực hiện chiến dịch xây dựng thương hiệu của công ty.

Khả năng nghiên cứu là một trong những yếu tố cần thiết

• Tư duy phản biện: Phần lớn công việc của một chuyên gia truyền thông là giải thích ý tưởng và tư duy sáng tạo của nhóm. Ngoài ra, người quản lý phải trình bày bằng chứng về khái niệm cho dự án để chiến dịch tiếp thị được phê duyệt. 

Điều này khác biệt và tốt hơn so với các chiến dịch của đối thủ cạnh tranh. Vì vậy, đây là một kỹ năng rất quan trọng mà một nhà quản trị cần phải có.

Tư duy phản biện

• Kỹ năng Kỹ thuật: Các nhà quản lý phải tin tưởng và phân tích dữ liệu cuối cùng thu được để có thể đo lường hiệu quả của từng chiến dịch truyền thông. Là người quản lý, bạn sẽ làm quen với các công cụ phân tích dữ liệu để đo lường xu hướng thị trường. 

Hiểu cách sử dụng những công cụ này giúp các chuyên gia truyền thông có lợi thế hơn những người khác và giúp các tổ chức đạt được kết quả tốt hơn.

Hiểu cách sử dụng những công cụ giúp các tổ chức đạt được kết quả tốt hơn

3. Tạo lộ trình

Sau khi thiết lập các yếu tố, mục tiêu và trách nhiệm chính, bước tiếp theo của nhà quản lý là xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các hoạt động truyền thông của công ty. Cấu trúc kế hoạch truyền thông bao gồm các phần sau:

• Mục tiêu: Phải đáp ứng được 5 tiêu chí của SMART; cần phân biệt giữa mục tiêu bên nội bộ và mục tiêu bên ngoài của doanh nghiệp.

Mục tiêu và trách nhiệm chính

• Đối tượng hướng tới: Thông thường, đối tượng mà doanh nghiệp hướng tới khi xây dựng một bộ kế hoạch truyền thông gồm:

Người ảnh hưởng tới cộng đồng

– Chuyên gia trong lĩnh vực

– Các cơ quan ban ngành

– Nhóm, cộng đồng trên mạng xã hội

– Cơ quan báo chí, truyền thông

• Xây dựng chiến lược: Để xây dựng chiến lược phù hợp, bạn có thể dựa vào các câu hỏi sau:

– Các công cụ được sử dụng trong toàn bộ kế hoạch là gì?

– Cách bạn đưa thông tin đến với công chúng?

– Quá trình tiếp cận như thế nào?

– Kế hoạch truyền thông trên báo chí, mạng xã hội sẽ diễn ra làm sao?

• Phân tích rủi ro: Bạn cũng có thể xác định những lỗ hổng trong kế hoạch của mình và điều chỉnh kịp thời. 

Xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các hoạt động truyền thông

• Tiêu chí đánh giá: Việc xây dựng các tiêu chí đánh giá kế hoạch truyền thông chính xác giúp nhà quản lý đạt được thành công và hạn chế các sự cố khi tổ chức sự kiện truyền thông. Các tiêu chí chung để đánh giá một kế hoạch truyền thông của công ty:

Chỉ số cảm xúc = (Lượng thảo luận Tích cực – Lượng thảo luận Tiêu cực) / (Lượng thảo luận Tích cực + Lượng thảo luận Tiêu cực)

Chỉ số cảm xúc có giá trị từ -1 đến 1, giá trị càng cao thể hiện mức độ được yêu thích càng cao.

4. Đặt ngân sách

Lập ngân sách giúp bạn cân bằng các giai đoạn trong kế hoạch truyền thông của mình sao cho phù hợp. Do đó, việc chuẩn bị ngân sách chi tiết và đầy đủ sẽ giúp tăng tỷ lệ thành công cho sự kiện truyền thông của bạn.

Lập ngân sách giúp bạn cân bằng các giai đoạn

5. Đưa kế hoạch vào hành động

Hãy nhớ đánh giá lại kế hoạch thường xuyên trong chiến lược của bạn. Điều này cho phép bạn xem những gì hoạt động hiệu quả và những gì không. 

Tổng kết

Truyền thông doanh nghiệp thật sự rất quan trọng trong việc xây dựng và phát triển. Mong rằng qua bài viết trên bạn sẽ nắm rõ cách quản trị truyền thông hiệu quả để giúp cho doanh nghiệp của mình ngày càng phát triển hơn nữa.